Lean & digitalisering
In 2018 behaalde ik mijn Lean Green Belt certificaat, ik hield mij toen al wat jaren bezig met procesverbeteringen, dus dit was de kroon op het werk. Wat mij destijds al opviel en wat ik nog steeds vaak zie is dat Lean geen onderdeel uitmaakt van de digitale strategie en ambities van organisaties. Nu digitalisering in een stroomversnelling is geraakt lijkt het een goed moment voor een andere aanpak. Juist wanneer organisaties een integrale visie op Lean en digitalisering hebben blijkt het een hele sterke combinatie. In deze blog leg ik je uit wat de voordelen zijn van een integrale aanpak en welke valkuilen er zijn.
Integrale benadering
Wanneer organisaties problemen ervaren binnen hun processen of wanneer de klanttevredenheid laag is, worden vaak methodes zoals Lean ingezet om de processen te verbeteren en zo de klanttevredenheid te verhogen. Wanneer organisaties innovatie ambities hebben worden vaak digitalisering projecten opgestart waarbij processen worden gedigitaliseerd of robots worden ingezet om repeterende taken te automatiseren. Helaas worden Lean en digitalisering nog maar zelden integraal ingezet om organisaties vooruit te helpen en de klanten beter te bedienen. En toch kan deze integrale aanpak organisaties sneller vooruit helpen.
Wanneer processen worden gedigitaliseerd met behulp van workflow software zie je vaak dat organisaties de bestaande processen één op één proberen over te zetten in de aangeschafte software. Wat er bij deze aanpak gebeurt is dat de verspillingen ook geautomatiseerd worden waardoor digitale versies van complexe processen ontstaan die daardoor weer voor de nodige problemen binnen de software pakketten kunnen gaan zorgen. Hiermee wordt dus uiteindelijk niet het gewenste resultaat bereikt en vaak krijgt de software de schuld, terwijl het echte probleem proces gerelateerd is.
Organisatiesilo's doorbreken
Aan de andere kant zie je bij veel Lean verbetertrajecten dat kansen op innovatie blijven liggen vanwege te weinig kennis over wat er allemaal mogelijk is. Hoewel verspillingen worden geëlimineerd blijft de echte innovatie achterwege. En dat kan anders. De simpelste manier om dit anders aan te vliegen is om bij elk Lean initiatief iemand met genoeg relevante IT kennis te laten aansluiten en vice versa door bij elk digitaliseringsproject een Lean expert aan te laten sluiten, zodat eerst alle verspillingen worden geëlimineerd en alleen het verbeterde proces wordt gedigitaliseerd.
Wanneer deze multidisciplinaire aanpak goed geborgd wordt in de organisatie zal elk verbeter initiatief daar de vruchten van plukken. Nog mooier wordt het wanneer deze integrale aanpak ook wordt toegepast bij de Lean Yellow, Green en Black Belt opleidingen. Door hier al de juiste tools voor innovatie mee te geven zal elk Lean verbetertraject nog leuker worden en beter aansluiten op de behoeftes van organisaties.
Valkuilen
Ik ben een groot voorstander van deze integrale aanpak, maar let wel op dat het geen doel op zich wordt. Voor simpele kleine verbeteringen is het natuurlijk niet nodig om een heel multidisciplinair team op te tuigen. Daarnaast moeten organisaties er wel voor zorgen dat deze aanpak gedragen wordt door hun digitale strategie en visie. Start dus altijd met de visie op digitalisering en de ambitie en kijk daarna of deze integrale aanpak daar bij past. Een andere valkuil is dat verbetertrajecten op deze manier te groots worden aangevlogen waardoor het zijn doel (zo snel mogelijk waarde leveren aan de klant) voorbij schiet. Maak het dus niet te groot: start simpel en hou het simpel!
Om organisaties te helpen vorm te geven aan Lean & digitalisering is Chaptr2 de eerste Lean Green Belt Innovatie opleiding aan het ontwikkelen. In de eerste plaats wordt hierin uiteraard de Lean filosofie uitgedragen, maar daarnaast zullen ook methodes als Design Thinking een plek krijgen en er zal ook aandacht zijn voor Robotisering (RPA) en slimme digitale workflows (IPA). En uiteraard zullen topics als Artificial Intelegence en Machine Learning aan bod komen. Kun je niet wachten en wil je alvast meer informatie? Neem dan contact op met Mirjam Cassée