Bij Trivire in Dordrecht zijn ze volop bezig met het digitaliseren van hun bedrijfsprocessen om de huurder beter van dienst te kunnen zijn. Zo ook de afdeling verhuur.
Het Verhuur Mutatie proces is van oudsher een proces waar veel menselijk contact is. Er wordt ook veel van de huurder gevraagd. Denk hierbij aan het aanleveren van allerlei bewijsstukken rondom inkomen, betaalwijze, wel of geen naamplaatje, gezinssamenstelling en verhuurdersverklaring. Al deze documenten worden tot op heden bij veel woningcorporaties handmatig verzonden (per e-mail) en opgeslagen (lokaal op de pc).
Onze functioneel beheerder Driss Bibouh heeft Trivire geholpen om deze handmatige handelingen te elimineren door het implementeren van Mijn Dossier van MailtoPay!
Met de module Mijn Dossier biedt Trivire nieuwe huurders de mogelijkheid om bepaalde zaken digitaal te regelen, zoals onder andere kennis nemen van het huurregelement (verplicht) en het invullen van een digitaal SEPA machtigingsformulier voor de huurbetaling. Ook kunnen huurders via Mijn Dossier direct een serviceabonnement afsluiten en doorgeven welke naam ze op hun naambordje willen zien. Dit alles gebeurt volledig in de eigen huisstijl van Trivire.
Daarnaast kunnen nieuwe huurders gelijk via de betaalpagina in Mijn Dossier hun eerste verhuurnota betalen. Alle data uit Mijn Dossier komt rechtstreeks in het DMS van Trivire terecht en alle zaken waar acties uit voortvloeien komen direct in de mailbox van de betreffende afdeling.
Teamleider Jurney Eykenloof is bijzonder trots op de afdeling Verhuur en de (digitalisatie) stappen die zij maken. Een echte “wow” factor van Mijn Dossier is volgens Jurney dat de verschillende acties die voortvloeien uit Mijn Dossier automatisch doorgestuurd worden naar de afdeling die de actie moet oppakken en de lay-out. Dit vereenvoudigd en digitaliseert dit deel van het proces. Op de vraag hoe Mijn Dossier de huurder gaat helpen antwoordt Jurney dat het voor de huurder met Mijn Dossier makkelijker is om bepaalde (belangrijke) informatie te verkrijgen (door de diverse linkjes in Mijn Dossier). Ook levert het de huurder gemak op omdat er meerdere aanvragen in één keer digitaal afgerond kunnen worden (naamplaatje, serviceabonnement en betaalwijze SEPA). Het voordeel voor het team Verhuur is dat zij worden ontlast in repeterende werkzaamheden. De huurder geeft zelf input op verschillende verzoeken, dus niet meer handmatig invullen van formulieren. Daarnaast zorgt Mijn Dossier ervoor dat het Verhuur team bij blijft op het gebeid van digitalisering en innovatie.
Bent u ook op zoek naar digitale klantbediening in het Verhuur Mutatie proces en wilt u meer informatie over Mijn Dossier? Neem dan contact op met Driss Bibouh!