Tijd om te verbeteren! Bij Woningstichting Sint Joseph Almelo
Woningstichting Sint Joseph Almelo wil dat Continu Verbeteren in de genen van de medewerkers zit en het Continu Verbeteren een structurele plek geven in de organisatie. Maar hoe begin je en waar? Het begint bij enthousiasme! We schrappen saaie PowerPointpresentaties en laten medewerkers niet alleen maar luisteren. We inspireren, leren hoe het beter kan en doen dit op een leuke interactieve manier, zodat medewerkers meteen aan de slag willen gaan!
De meeste mensen vinden verandering lastig. Daarom is het zo fijn om bij veranderingen met het Lean gedachtegoed te werken, het helpt bij het in beweging zetten van mensen om te veranderen. Medewerkers zijn de sleutel tot succes, daarom is het belangrijk dat medewerkers worden betrokken bij het doel van de verandering en bij de verandering zelf. Met Lean laten wij zien dat verandering leuk is!
Om de medewerkers van Sint Joseph te betrekken en een belangrijke rol te geven bij het Continu Verbeteren doorlopen wij samen de volgende stappen:
Stap 1 – begrijp de Lean basiselementen
Wij zijn gestart met de Yellow Belt training. In één dag geven wij een overzicht van wat Lean is, welke principes worden toegepast en welke werkvormen er zijn. Het hele spectrum van Lean tools en methodieken komt voorbij met als basis de drie drijfveren van het Lean-systeem:
- Klantwaarde leveren
- Leren van elkaar
- Continu verbeteren
Wat vooral leuk is aan de sessie, is dat er geen PowerPoint aan te pas komt. Wij maken gebruik van veel visuals (bijvoorbeeld videomateriaal), sticky notes, beweging (staan, lopen) én wij gaan met elkaar in gesprek. Dáár draait het om. Met het simulatiespel hebben wij lol en proberen wij de geleerde lessen toe te passen op de dagelijkse praktijk. We gaan aan de slag met praktijkvoorbeelden en laten zien hoe je met de Lean handvatten snel tot concrete resultaten kan komen.
Stap 2 – aan de slag met een pilot proces
De conclusie uit de Yellow Belt training: dit smaakt naar meer! De volgende stap voor Sint Joseph was om in te zoomen op een specifiek proces met de betrokken medewerkers. De keuze voor een proces dat wij samen aanpakken, is niet noodzakelijkerwijs een proces waar de meeste verbeterpotentie zit. Voor ieder proces geldt: blijf continu nadenken over het nut, de noodzaak en de toegevoegde waarde van iedere stap. Bij Sint Joseph hebben wij voor het Huurincasso proces gekozen om de opgedane kennis in de Yellow Belt training direct in de praktijk te brengen.
Met de betrokken medewerkers in het proces, de medewerkers die zijdelings een rol hebben en de leidinggevende is een waardestroom analyse uitgevoerd. Aan de hand van actuele data zijn de processtappen stuk voor stuk ontleed en zijn wij hierover in gesprek gegaan. Het resultaat is een SMART gemaakte top 10 actielijst van verbeterpunten die hoge impact en grote haalbaarheid hebben.
“Wij begonnen de training zonder hoge verwachtingen, maar hadden aan het eind wel een lijst van 10 mogelijke verbeterpunten die op korte termijn te realiseren zijn,” aldus Tom Peterink, Informatiemanager bij Sint Joseph.
Dat deze top 10 door de betrokken medewerkers zelf tot stand is gekomen, geeft energie. Nu kan Sint Joseph de volgende stappen nemen in het Continu Verbeteren. De komende weken gaan wij samen met de klant werken aan de volgende stappen:
Stap 3 – ambassadeurs klaarstomen
Door de voorgaande sessies en stappen zijn de deelnemers – als het goed is – enthousiast geworden over de aanpak en het gedachtegoed. Ook hebben ze concreet gezien wat een Lean aanpak de organisatie en haar medewerkers op kan leveren. Wij introduceren nu vaak de term “Lean Ambassadeur” of “Lean Hero”. Deze ambassadeurs lopen voor de troepen uit en opereren als team. Zij brengen het Continu Verbeteren op gang en houden het “levend”.
Met de 5-daagse Green Belt Innovatie training worden de ambassadeurs opgeleid om de elementen van het Lean-systeem ook zelfstandig toe te kunnen passen, zelf Lean sessies te faciliteren en het gedachtegoed uit te dragen. Met de Green Belt op zak kan een Lean Ambassadeur zelfstandig verbetertrajecten uitvoeren en continu verbeteringen realiseren.
Stap 4 – de olievlek
Als het team met Lean Ambassadeurs is klaargestoomd, begint de laatste (en vaak moeilijkste) fase. Het is in deze fase belangrijk om elke dag weer verder te bouwen aan de cultuur van Continu Verbeteren en niet stil te staan. Iedere organisatie heeft zijn uitdagingen in het dagelijks werk, het is vaak moeilijk om tijd te maken voor het verbeteren. Voor het Lean team is het de uitdaging om inzicht te krijgen in het verbeterpotentieel van de organisatie en om vanuit dit potentieel verbeteringen blijvend in gang te zetten!
De medewerker is het meest waardevolle “bezit” van iedere organisatie. Onze Lean aanpak richt zich erop het maximale uit de medewerker te halen. Met onze aanpak bereiken we dat:
- medewerkers de ruimte pakken door kritisch te kijken naar bestaande processen en op zoek gaan naar verbeteringen;
- medewerkers gezamenlijk bijdragen aan de organisatiedoelen door over de grenzen van het team te kijken;
- medewerkers vanuit hun talent werken door te ontdekken wat hen het beste ligt en welke rol het beste past;
- medewerkers experimenteren, openstaan voor nieuwe ideeën, verbeteringen en dit uitproberen.
Spreekt deze aanpak je aan? Wil je meer over de toepassing van Continu Verbeteren (met Lean) in jouw organisatie weten? Neem dan contact op met Anil Ishwardat!