De do's en don'ts bij Robotisering

Robotisering (RPA) is een hot topic bij veel organisaties. Steeds meer Robots worden ingezet om repeterend handmatig werk over te nemen van medewerkers. Er liggen enorme kansen om dagelijks saai werk te laten uitvoeren door een robot, terwijl de medewerkers hun focus kunnen verleggen naar meer betekenisvolle klantinteracties. Maar naast deze kansen zijn er ook bedreigingen, wat moet je vooral wel doen als je wilt robotiseren en wat vooral niet. In deze blog deel ik de do's en don'ts.

rpa4.pngStart met de Waaromvraag
Omdat iedereen met robotisering bezig is, is geen goede reden om als organisatie te starten met RPA. Net als bij de start van ieder ander project, moet je je ook bij robotisering afvragen waarom willen we dit, wat gaat het ons opleveren. Er moet een duidelijke visie zijn en de kaders moeten helder zijn voordat je begint.

Verken RPA met een eerste proces
Nadat de Waaromvraag is beantwoord selecteer je een eerste proces om mee te beginnen. Begin klein en/of in een afgebakend gebied voordat je het organisatie breed gaat inzetten. Kijk wel eerst goed naar het geselecteerde proces en check of de handmatige handeling wel echt een noodzakelijke handeling is. Als dit niet het geval is kun je de handeling wellicht volledig uit je proces halen. Is het wel een noodzakelijke handeling, kijk dan eerst of je de handeling kunt automatiseren via je bestaande software, voordat je een robot gaat inzetten. Het is zonde om klakkeloos elke handmatige handeling te robotiseren, dit kun je voorkomen door eerst goed het proces te analyseren en verspillingen uit je proces te verwijderen. Het robotiseren van verspillingen is een grote bedreiging.

rpa3.png

Groeimodel & beheer
Zorg dat de Governance op orde is. Denk na waar je RPA een plek wilt geven in de organisatie (onderdeel van de business of IT?). Denk ook na over de vraag of je interne medewerkers wilt opleiden tot key-users of zelfs RPA developers om RPA goed te verankeren in de organisatie. Zorg dat je beheer op orde is. Wanneer het proces wijzigt of wanneer een software systeem een upgrade krijgt, kan het zo zijn dat de robot aangepast moet worden of zelfs uitvalt. Wie is er in zo'n geval dan verantwoordelijk voor wat? Wie zorgt er voor dat de robot weer werkt zoals hij zou moeten werken. Zorg dat hier na de verkenning van een eerste proces duidelijkheid over is. Werk met een groeimodel waarin je eigen medewerkers geleidelijk gaat opleiden, zodat het beheer verankerd wordt in je organisatie.

rpa5.png

En last but not least. Wanneer de basis op orde is vergeet dan ook vooral niet om veel plezier te maken, want het is gewoon ontzettend leuk om samen met je collega's aan de slag te gaan met robots en de eindeloze mogelijkheden te ontdekken.

 

Naar het overzicht